Nie jest tajemnicą, że wdrożenie jakiegokolwiek rozwiązania informatycznego stanowi duże wyzwanie dla przedsiębiorstwa. Obok kwestii organizacyjnych wyzwanie to dotyczy przede wszystkim umiejętności przekonania i zaangażowania w projekt kadry kierowniczej i pracowników. Nowy system oznacza przecież dodatkowe obowiązki w trakcie wdrożenia, wiąże się też z koniecznością poznania nowego narzędzia. Jest zmianą. A jak wszyscy wiemy, zmiana, nawet ta na „lepsze”, zawsze jest trudna.

Czy możliwe jest zatem przeprowadzenie tego procesu w sposób, który nie tylko angażuje ludzi, ale sam w sobie jest motywacyjny? Okazuje się, że tak. Takie właśnie założenie przyjęła Spółdzielnia Pracy Jurajska, decydując się na wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie zasobami ludzkimi mHR.

Spółdzielnia Pracy Jurajska to firma z bogatym doświadczeniem w produkcji naturalnej wody mineralnej oraz napojów owocowych produkowanych na jej bazie. Jest przedsiębiorstwem z wyłącznie polskim kapitałem. Posiada najnowocześniejsze technologie i linie produkcyjne. Firma od lat dostrzega korzyści wynikające z informatyzacji – Internetu czy wykorzystania e-commerce w zarządzaniu łańcuchem dostaw i marketingu. Stosuje zasady controllingu i rachunku kosztów działań oraz procedury ISO i HACCP. Decyzja o wsparciu narzędziem informatycznym również sfery zarządzania kapitałem ludzkim stała się znaczącym krokiem w rozwoju tego obszaru w firmie.

Przede wszystkim ludzie – wszyscy ludzie…

Zarząd Jurajskiej od dawna wiedział, że Zarządzanie Kapitałem Ludzkim jest istotnym elementem przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Dlatego też strategię personalną postawił na równi ze strategią sprzedaży, czy marketingu. Konsekwencją tak poważnego podejścia stała się potrzeba wsparcia realizacji zapisanych w strategii HR celów nowoczesnym narzędziem informatycznym wspomagającym miękkie zarządzanie kapitałem ludzkim.

Strategia personalna Jurajskiej zakładała m.in. uznanie ludzi za najważniejszy kapitał firmy oraz objęcie działaniami HR wszystkich pracowników. Nowe rozwiązanie miało wspomóc realizację tych wytycznych. Oznaczało to m.in., że musi ono obsługiwać wszystkie podprocesy HR - począwszy od budowania struktury organizacyjnej komórek i stanowisk, poprzez opisy stanowisk, planowanie zasobów, rekrutacje, oceny efektywności i kompetencji, po rozwój pracowników.

Zarząd firmy był zainteresowany sprawnym zarządzaniem sylwetkami zawodowymi dla wszystkich stanowisk pracy – począwszy od najwyższego kierownictwa po stanowiska liniowe. Zdefiniowane profile wymagań miały pozwolić na właściwy dobór ludzi do stanowisk oraz racjonalną politykę awansów. Założono, iż wynagrodzenie pracowników zostanie uzależnione od kompetencji, kwalifikacji i efektów pracy. System miał umożliwić takie projektowanie wymagań dla poszczególnych stanowisk, aby realizacja tych założeń, a w efekcie wspomaganie rozwoju pracowników, stało się możliwe.

Trudny wybór – Łatwa decyzja

Główne kryteria wyboru systemu zdefiniowano następująco:

• Funkcjonalność – rozumiana jako kompleksowość systemu oraz stopień spełnienia wymagań firmy
• Elastyczność – czyli możliwość dopasowania systemu do specyfiki firmy Jurajska oraz do zmieniających się potrzeb
• Stały rozwój – mówiący o tym, że dostawca powinien posiadać sprecyzowaną ścieżkę rozwoju swojego rozwiązania
• Dostępność – oznaczająca dostęp do informacji zapisanych w systemie dla wszystkich pracowników
• Cena

Po analizie rozwiązań dostępnych na rynku Jurajska SP zdecydowała się na wdrożenie systemu mHR. Rozwiązanie to najlepiej spełniało wymagania oparte na powyższych kryteriach.

Przygotowanie do wdrożenia – dobrze odrobiona lekcja

Do implementacji rozwiązań informatycznych dotyczących sfery materialnej organizacji zazwyczaj wystarcza dobry projekt i odpowiednio motywowany zespół wdrażający. Nie da się jednak zastosować wprost tego podejścia do wdrożenia systemów informatycznych dotyczących sfery niematerialnej organizacji – zasobów ludzkich. Duże znaczenie dla sukcesu wdrożenia systemu informatycznego obszaru HR mają aspekty społeczno – organizacyjne. Tu szczególnie liczy się właściwa ocena i umiejętność rozwiania obaw, oporu, lęku przed nowym, a następnie wykorzystanie i utrzymanie motywacji pracowników poprzez umiejętne angażowanie ich w proces wdrożenia. Dlatego też przygotowując swoją organizację do takiej inwestycji Jurajska SP dokonała najpierw analizy zagrożeń w obszarach zarządzania organizacją, kultury organizacji, jak i zarządzania wiedzą.

Analiza przedwdrożeniowa dotykała również wielu innych zagadnień, takich jak system motywowania pracowników, zdolność do pracy zespołowej, model przywództwa, sposób organizacji i koordynacji poszczególnych biznesów firmy. Ponadto starano się określić stopień otwartości na zmiany, sprawność komunikacji, postawy i zaangażowanie pracowników, autorytet zespołu wdrażającego oraz metody pozyskiwania, gromadzenia i transponowania wiedzy, której źródłem w sytuacji wdrożenia jest doświadczenie oraz potencjał intelektualny ekspertów zewnętrznych.

Korzyści na wielu płaszczyznach

W Jurajska SP za strategiczny element polityki personalnej uważa się posiadanie w systemie dobrej bazy pracowników, umożliwiającej dopasowanie ich do stanowisk oraz planowanie sukcesji zawodowej. Dzięki funkcjonalności systemu - rekrutacja, dobór kadr, mapy kwalifikacji itd. – obsługa tego podprocesu staje się znacznie efektywniejsza.

Oceny pracownicze to bardzo newralgiczny element każdej strategii personalnej. Źle przeprowadzone, bez narzędzi gwarantujących obiektywność procesu, mogą przynieść więcej szkody niż pożytku. Analizując korzyści wynikające z wprowadzenia systemu mHR właśnie w tym obszarze warto przytoczyć zapisy, jakie znalazły się w analizie SWOT będącej częścią dziedzinowej strategii personalnej Jurajskiej na lata 2006-2008. Jako mocne strony firmy podkreśla się tam m.in. „prawidłowo określone zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla poszczególnych pracowników na wszystkich stanowiskach pracy„ oraz „możliwość wykorzystania tego atutu poprzez rozliczanie pracowników z bieżącej realizacji zadań i odpowiedzialności wynikających z zakresu obowiązków”. System umożliwia sprawne przeprowadzenie procesu oceny w całej firmie oraz obsługę i dokumentowanie realizacji celów operacyjnych definiowanych corocznie dla poszczególnych kierowników. Dzięki rozbudowanemu raportowaniu pozwala on zarówno na określenie wydajności poszczególnych pracowników, jak i analizę efektywności pracy organizacji, zaś dzięki identyfikacji luk kwalifikacyjnych, kompetencyjnych, czy obszarów o niższej efektywności firma ma możliwość procesowego podejścia do rozwoju pracowników.

System wspiera także diagnozę potrzeb szkoleniowych (wynikających z niedopasowania do stanowiska, jak i indywidualnych planów rozwoju), planowanie i przyporządkowywanie odpowiednich kursów i firm szkoleniowych, a także ocenę ich efektywności po zakończeniu. Informacje płynące z profili szkoleniowych pozwalają na określenie luk w tym obszarze. Propozycje nowych szkoleń przygotowywane są wraz z harmonogramami oraz budżetami. Zdecydowanie łatwiejsza staje się organizacja i kontrola realizacji procesu szkoleniowego.

Ostatni etap wdrożenia objął funkcje wspomagające zarządzanie kompetencjami pracowników poprzez właściwe wykorzystanie już istniejących rozwiązań. System został elastycznie dostosowany do istniejących w firmie modeli kompetencyjnych. Umożliwia on m.in. tworzenie profili kompetencyjnych metodą ekspercką, czy ocenę kompetencji pracowników.

Wdrożenie kompleksowego systemu klasy HRM pomaga zrealizować także jeszcze jedno bardzo istotne zadanie stawiane przed działem HR, a mianowicie wzrost zaangażowania i motywacji pracowników. Pracownicy Jurajskiej SP mają obecnie stały dostęp do informacji dotyczących zadań i wymogów stawianych na stanowisku, na którym pracują, a tym samym mogą na bieżąco kontrolować stopień dopasowania swojej osoby do wymaganego profilu (zadaniowego, kwalifikacyjnego, kompetencyjnego i szkoleniowego). Znając swoją rolę oraz jej wpływ na funkcjonowanie firmy w sposób naturalny wkładamy więcej zaangażowania w swoją pracę. To właśnie usprawnienie przepływu informacji dotyczących tego, co pracownik ma robić, z czego i w jaki sposób będzie rozliczony i według jakich kryteriów obiektywnie oceniany, powoduje, że chce, a nie musi pracować. Motywacja, a co za tym idzie produktywność, wzrasta.

Zapytaliśmy przedstawicieli różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa o korzyści, jakie można osiągnąć dzięki wdrożeniu rozwiązania klasy HRM:

1. Możliwość graficznego odwzorowania struktury organizacyjnej.
2. Możliwość częściowego zastąpienia papierowych opisów stanowisk wraz z opisami kompetencyjnymi oraz szersze możliwości bezpośredniego dostępu do nich dla pracowników.
3. Funkcjonalność eksperckiego tworzenia opisów stanowisk i profili wymagań.
4. Możliwość wykorzystania zaimplementowanych w systemie słowników ułatwiających tworzenie opisów i profili zadaniowych, kwalifikacyjnych itd.
5. Prawidłowo skategoryzowane kryteria opisów stanowisk wymagań pracy.
6. Właściwie zastosowane metody/techniki oceny osób w kontekście wymagań zdefiniowanych na stanowiskach (automatyczne oceny kwalifikacji i szkoleń - ocena efektywności zgodnie z zasadą „180 stopni”, ocena kompetencji zgodnie z zasadą „360 stopni”).
7. Wsparcie realizacji i procesu oceny osiągania celów operacyjnych przez poszczególnych kierowników (controlling, zarządzanie przez cele).
8. Optymalizacja działalności operacyjnej w związku z możliwością wykorzystania w systemie na bieżąco „Doboru kadr”: selekcji pracowników na stanowiska, mapowania kwalifikacji, szkoleń, kompetencji oraz ocenę wskaźnika zabezpieczenia stanowiska i uniwersalności pracownika.
9. Włączenie w proces zarządzania zasobami ludzkimi wszystkich pracowników, poprzez system uprawnień.
10. Pełny opis osoby, szerszy niż w systemach kadrowych oraz możliwość łatwego wykorzystania danych do różnych symulacji związanych z optymalizacją zatrudnienia.
11. Podniesienie stopnia świadomości i uprawomocnianie pracowników - system dostępu do mHR.
12. Duża liczba gotowych raportów z procesów zarządzania zasobami ludzkimi wspomagających Controlling Personalny.
13. Intuicyjność, przyjazność oprogramowania.
14. Perspektywa możliwości dostosowania i wykorzystania mHR do innych badań pracowników, np. za pomocą e-testera (ankiety do badania satysfakcji pracowników).
15. Dobry kierunek rozwoju aplikacji.
16. Możliwość budowania systemu motywacji pracowników poprzez ich szkolenie, rotację na stanowiskach i oparcie na tym ich indywidualnych ścieżek rozwoju i działań rozwojowych - budowanie systemu motywacji dla pracowników o określonym stopniu uniwersalności, nadwyżce kwalifikacji - sposób na fluktuację.

Zarządzanie zasobami ludzkimi firmy to dziedzina podlegająca nieustannemu rozwojowi. Wdrożone w Spółce Pracowniczej Jurajska rozwiązania informatyczne podlegać będą dalszej rozbudowie wraz z rosnącymi potrzebami dynamicznie rozwijającej się organizacji.

Źródło: www.bpsc.com.pl