Elektroniczna akceptacja faktur w Impuls 5

Automatyzacja procesu akceptacji dokumentów kosztowych, a w konsekwencji skrócenie czasu powstawania sprawozdawczości w ramach grupy, a także łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji syntetycznej i analitycznej, skrócenie czasu zamykania okresów sprawozdawczych oraz pełna wiedza na temat wysokości zobowiązań to tylko niektóre korzyści płynące z wdrożenia nowego rozwiązania autorstwa BPSC.

System zapewnia szybszy dostęp do informacji dotyczącej harmonogramu płatności oraz wysokości naliczonego podatku VAT. Faktury z kancelarii, już na wstępnym etapie, trafiają do rejestru VAT, przez co stają się widoczne w zobowiązaniach osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki temu każda taka osoba na bieżąco zna poziom zobowiązań, na które winny być przygotowane płatności.

Skróceniu ulega czas potrzebny na „rozpisanie merytoryczne” faktury, a dzięki mechanizmom alertów i ponagleń przy zaleganiu korespondencji może być on ograniczony do minimum. System, zapewniając dostęp do elektronicznego obrazu dokumentów (skany dokumentów), wyklucza możliwość ich zniszczenia czy zagubienia przez pracownika.

Wdrożenie automatycznej akceptacji merytorycznej z rozliczeniem faktur w księgowości zapewnia bieżącą informację na temat poziomu kosztów w firmie, co daje możliwość szybkiego rozliczenia projektów, zleceń czy zadań. Ma to bezpośredni wpływ na kontrolę budżetów i ewidencję kosztów. Natomiast ich automatyczna akceptacja finansowa jest zgodna z wartością, co za tym idzie system wymusza w zależności od wartości faktury taką ilość akceptacji, jaka jest potrzebna dla danego dokumentu, a zwłaszcza kwoty na jaką została wystawiona. Drastycznej redukcji ulega również ilość nierozliczonych faktur w przedsiębiorstwie. Analiza sytuacji w wybranych przedsiębiorstwach wykazuje, że ilość nierozliczonych faktur może spaść z kilkudziesięciu procent do poziomu kilku procent. Równie znacząco skraca się czas potrzebny na zamknięcie miesiąca z kilkunastu do kilku dni.

Źródło: www.bpsc.com.pl